Sede legale a Roma per società estere e soci stranieri

Due casi diversi: società italiana o sede secondaria

Il primo caso è una società italiana (per esempio una S.r.l.) i cui soci o amministratori sono stranieri. Dal punto di vista della sede non cambia nulla: la società ha una sede legale in Italia, indicata nell’atto costitutivo, come qualsiasi altra società.

Il secondo caso è una società già costituita all’estero che vuole operare in Italia. Può aprire una sede secondaria, con un rappresentante stabile, iscritta al Registro Imprese, oppure svolgere l’attività in modo da configurare una stabile organizzazione ai fini fiscali. Sono forme diverse, con conseguenze diverse in materia societaria e fiscale: la scelta va fatta con un consulente. Non serve invece un indirizzo in Italia per il solo obbligo IVA di una società estera, che si assolve con altre modalità.

Questa pagina è informativa e non sostituisce la consulenza di un professionista: requisiti e adempimenti variano con il Paese di origine e con l’attività.

Cosa serve a un socio o amministratore straniero

• Un documento di identità o il passaporto valido.
• Il codice fiscale italiano, che si richiede all’Agenzia delle Entrate o, dall’estero, al consolato italiano.
• La firma digitale per sottoscrivere le pratiche telematiche del Registro Imprese, oppure l’assistenza di un notaio o di un commercialista che le presenta per tuo conto.
• Un indirizzo PEC della società: è obbligatorio per le società italiane e il canale con cui arrivano molte comunicazioni ufficiali.
• Un conto bancario per il capitale sociale e per l’operatività: le banche applicano controlli rafforzati quando i soci non risiedono in Italia.

I requisiti dipendono da nazionalità e ruolo: notaio e commercialista confermano l’elenco per il tuo caso.

Che cosa ottiene la società con un indirizzo a Roma

Con la domiciliazione sede legale la società ha un indirizzo reale nel centro di Roma, a pochi minuti da Termini e dalla Metro A, e una reception che riceve e custodisce la corrispondenza. Per chi vive all’estero conta soprattutto la certezza di ricevere atti, raccomandate e notifiche: la sede è il luogo dove la società deve poter essere raggiunta.

La reception avvisa dell’arrivo di nuova posta e la consegna al legale rappresentante o a un delegato identificato, durante gli orari di apertura (lunedì-venerdì 8:30-19:00). Se non sei in Italia, indica nel contratto una persona di fiducia che possa ritirare la posta, oppure concorda in anticipo l’inoltro: modalità e costi vanno confermati prima, perché non sono inclusi nel canone.

L’indirizzo non sostituisce un ufficio operativo né le autorizzazioni dell’attività. Se ti serve un posto dove incontrare clienti o lavorare quando sei a Roma, puoi prenotare una sala o un ufficio giornaliero nello stesso palazzo.

Documenti per attivare il servizio

La reception conferma l’elenco per la tua pratica. In genere si richiedono:

• passaporto o carta d’identità e codice fiscale italiano del legale rappresentante;
• per una società estera, il certificato di iscrizione al registro del Paese di origine e lo statuto, con apostille o legalizzazione e traduzione quando richieste;
• i dati per identificare il titolare effettivo, come previsto dalla normativa antiriciclaggio sull’adeguata verifica della clientela;
• almeno uno tra indirizzo PEC e codice SDI, per le società già esistenti;
• le deleghe per il ritiro della posta e l’indicazione di dove sono conservate le scritture contabili.

I passaggi per partire da lontano

1. Valuta con il tuo consulente la forma più adatta: società italiana o sede secondaria.
2. Invia la richiesta di domiciliazione online. Se la verifica del cellulare con codice SMS o la compilazione online presentano problemi, puoi chiedere il modulo o un preventivo via email.
3. Firma il contratto e carica i documenti: l’Area Clienti ti permette di consultare il contratto e i documenti collegati.
4. Aspetta la conferma scritta di attivazione, poi comunica l’indirizzo al notaio o al professionista che costituisce la società o iscrive la sede secondaria.
5. Indica chi ritira la posta in Italia o concorda l’inoltro.