Cambio sede legale a Roma: come fare, passo per passo

Prima di tutto: cambi comune o solo indirizzo?

La prima domanda decide tutto il resto. Se la società ha già sede a Roma e si sposta soltanto da una via all’altra, molti statuti indicano solo il Comune: in questo caso la variazione dell’indirizzo non modifica lo statuto e di norma non richiede il notaio, perché è sufficiente la decisione dell’organo amministrativo, comunicata al Registro Imprese.

Se invece la società ha sede in un altro Comune, oppure lo statuto riporta l’indirizzo completo, il trasferimento è una modifica dello statuto: serve l’assemblea straordinaria dei soci con verbale notarile. Per le ditte individuali non c’è nessuna delibera: il titolare comunica la variazione direttamente.

Controlla sempre lo statuto con il tuo commercialista o con il notaio prima di decidere: è la clausola sulla sede a stabilire quale strada seguire.

I passaggi in ordine

1. Verifica lo statuto e individua chi deve deliberare il trasferimento (soci o amministratori).
2. Richiedi la domiciliazione sede legale a Roma e firma il contratto. Aspetta la conferma scritta di attivazione prima di usare l’indirizzo in atti e comunicazioni ufficiali: usare un indirizzo senza contratto significa dichiarare una sede che non è davvero a disposizione della società.
3. Redigi la delibera o la dichiarazione di variazione con l’indirizzo completo: Via Venti Settembre, 118 int. 1 - 00187 Roma.
4. Presenta la pratica al Registro Imprese tramite Comunicazione Unica (ComUnica), con firma digitale, entro 30 giorni dalla delibera. Di norma la pratica la presenta il commercialista o il notaio. La Comunicazione Unica serve anche per informare Agenzia delle Entrate, INPS e INAIL, quindi non devi ripetere la comunicazione presso ciascun ente.
5. Aggiorna banche, assicurazioni, fornitori, clienti, sito web, carta intestata, firma delle email e modelli di fattura con il nuovo indirizzo. Codice fiscale, partita IVA e PEC non cambiano.
6. Chiudi in modo ordinato il rapporto con la sede precedente: concorda con il vecchio indirizzo la data fino alla quale la posta viene ancora raccolta e chi la ritira.

Cosa serve per attivare la domiciliazione a Roma

Per attivare il servizio si compila la richiesta online, si verifica il numero di cellulare con un codice SMS e si completa il contratto. In genere servono:

• documento di identità e codice fiscale del legale rappresentante;
• visura camerale aggiornata (o i dati della società se è in via di costituzione);
• la documentazione per l’adeguata verifica della clientela prevista dalla normativa antiriciclaggio;
• per le società già esistenti, almeno uno tra indirizzo PEC e codice SDI per le comunicazioni e la fatturazione;
• l’indicazione di dove sono conservate le scritture contabili (spesso lo studio del commercialista) e le eventuali deleghe per il ritiro della posta.

La reception ti conferma l’elenco esatto per la tua pratica: i documenti possono variare in base al tipo di società e di attività.

Quanto costa cambiare sede legale

Il costo ha tre componenti. La prima è il servizio di domiciliazione: nella tabella qui sotto trovi i prezzi aggiornati e vedi che, più lungo è il contratto, più scende il costo mensile. La seconda sono i diritti di segreteria e l’imposta di bollo della pratica al Registro Imprese, che dipendono dal tipo di società e dalla pratica. La terza è l’eventuale compenso del notaio (se serve un verbale notarile) e del professionista che segue la pratica: chiedi sempre un preventivo scritto.

Per orientarti: una rilevazione di settore di fine 2025, condotta da Ufficiarredati.it su oltre 70 operatori di coworking e business center, indica canoni annui per la sola sede legale compresi tra circa 420 € e 1.200 €, con Roma tra le città più care. Diffida dei prezzi molto più bassi: una sede troppo economica può creare problemi con banche, fisco e clienti.

Gli errori più comuni

• Indicare il nuovo indirizzo negli atti prima della conferma di attivazione.
• Dimenticare di comunicare il cambio entro i 30 giorni: la tardiva comunicazione può comportare sanzioni.
• Trasferire la sede ma lasciare i vecchi dati su fatture, contratti e sito: clienti e fornitori continuano a scrivere al vecchio indirizzo.
• Pensare di tenere libri contabili e documenti fiscali presso l’indirizzo del centro: la domiciliazione non è un archivio e il luogo di conservazione delle scritture contabili va indicato a parte.
• Non avvisare la banca: molti istituti richiedono i documenti aggiornati e il nuovo contratto di domiciliazione.

Dopo il trasferimento: la posta e l’Area Clienti

Dal giorno di decorrenza la reception riceve e custodisce la corrispondenza della società, raccomandate e plichi compresi nei limiti delle deleghe conferite, e ti avvisa dell’arrivo di nuova posta. Il ritiro avviene durante gli orari della reception (lunedì-venerdì 8:30-19:00) da parte del legale rappresentante o di un delegato identificato; l’eventuale inoltro si concorda a parte.

Nell’Area Clienti trovi il tuo contratto e i documenti collegati, sempre disponibili. Se ti serve anche un posto dove incontrare clienti o fornitori, puoi prenotare un ufficio giornaliero o una sala riunioni nello stesso palazzo.